Chủ nhóm trẻ nên ký với mỗi gia đình một bản thoả thuận gửi trẻ bằng văn bản ngay khi nhận trẻ, gồm ít nhất các mục: thông tin trẻ và người liên hệ, giờ mở cửa và đón trả, người được đón, ngày nghỉ của nhóm, cách xử lý khi trẻ ốm hoặc gặp sự cố, thuốc, ăn uống và dị ứng, hình ảnh của trẻ, các khoản thu và hoàn, điều kiện dừng gửi. Văn bản này không làm nhóm trẻ "kém thân tình" đi; nó là thứ giúp tình thân giữ được lâu.
Bài viết cho người làm nghề vừa mở hoặc đang vận hành nhóm trẻ nhỏ trong nhà ở. Phần lớn va chạm giữa nhóm trẻ và phụ huynh không đến từ chuyện lớn mà từ những điều chưa nói rõ: ba mẹ đón muộn, trẻ sốt nhẹ có được gửi không, nghỉ cả tháng có phải đóng không, cô đăng ảnh bé lên trang của nhóm có được không. Viết sẵn câu trả lời cho các câu đó, ký trước khi trẻ đến ngày đầu tiên, là cách đỡ tốn sức nhất. Về điều kiện mở nhóm và giấy phép, bạn xem các bài riêng và hỏi phòng chuyên môn về giáo dục ở UBND xã, phường.
Vì sao nhóm trẻ nhỏ càng cần thoả thuận viết
Trường mầm non lớn có ban giám hiệu, có nội quy in sẵn, có kế toán thu phí, có người tiếp phụ huynh. Nhóm trẻ trong nhà ở thì tất cả dồn vào một hai người: người nấu, người trông, người thu tiền, người trả lời tin nhắn lúc mười giờ đêm đều là chủ nhóm. Không có văn bản, mỗi lần có chuyện là một lần thương lượng mới, và chủ nhóm phải nói chuyện khó với từng gia đình riêng lẻ.
Văn bản còn giúp đối xử công bằng. Khi gia đình A được miễn phí ngày nghỉ vì quen biết, còn gia đình B thì không, sớm muộn chuyện sẽ lộ ra và cả nhóm mất lòng tin. Một thoả thuận chung cho mọi gia đình, chỉ khác ở phần thông tin riêng của trẻ, là cách giữ nhóm yên.
Thứ ba, văn bản là phần của hồ sơ trẻ. Khi có sự cố, như trẻ ngã, trẻ bị đón nhầm người, hoặc ba mẹ phản ánh lên chính quyền, thì bản thoả thuận cùng sổ theo dõi là thứ cho thấy nhóm đã làm theo quy trình đã hứa. Với quy định về nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập của Bộ GD&ĐT, hồ sơ quản lý trẻ là một phần bắt buộc; bạn nên hỏi phòng chuyên môn về giáo dục ở UBND xã, phường danh mục hồ sơ cụ thể.
Cuối cùng, văn bản bảo vệ chính chủ nhóm và cô trông, kể cả cô phụ mới vào làm chưa quen từng gia đình. Một dòng "nhóm không nhận trẻ đang sốt" được ký từ đầu thì khi bạn từ chối nhận một bé sốt buổi sáng, đó là làm theo thoả thuận, không phải "cô khó tính".
Các mục nên có và cách viết cho rõ
Bảng gợi ý nội dung; câu chữ cụ thể tuỳ nhóm. Viết bằng ngôn ngữ đời thường, mỗi mục vài dòng, cả bản không nên dài quá ba trang để ba mẹ đọc hết thật.
| Mục | Nội dung chính | Ví dụ cách viết (giả định) |
|---|---|---|
| Thông tin trẻ | Họ tên, ngày sinh, bệnh nền, dị ứng, thói quen ăn ngủ, người liên hệ khẩn | "Bé dị ứng trứng — nhóm không cho ăn món có trứng; ba mẹ báo ngay khi có thay đổi" |
| Giờ mở cửa, đón trả | Giờ nhận trẻ sớm nhất, trả muộn nhất, cách báo khi đến muộn | "Nhận trẻ từ 7 giờ, trả trước 17 giờ 30; muộn hơn xin nhắn trước" |
| Người được đón | Danh sách người được đón kèm ảnh, cách đổi người đón trong ngày | "Chỉ giao trẻ cho người trong danh sách; người khác phải có tin nhắn của ba hoặc mẹ và xuất trình giấy tờ" |
| Ngày nghỉ của nhóm | Lễ Tết, nghỉ hè nếu có, ngày cô nghỉ đột xuất | "Lịch nghỉ cả năm gửi đầu năm; nghỉ đột xuất báo trước ít nhất một ngày khi có thể" |
| Trẻ ốm, sự cố | Khi nào không nhận trẻ, khi nào gọi ba mẹ đón, khi nào đưa đi cấp cứu | "Trẻ sốt trong ngày: nhóm gọi ba mẹ đón; trường hợp khẩn cấp nhóm gọi 115 và báo ba mẹ cùng lúc" |
| Thuốc | Chỉ cho uống theo đơn và giấy ghi của ba mẹ | "Thuốc ghi rõ tên trẻ, liều, giờ; không có giấy ghi thì nhóm không cho uống" |
| Hình ảnh | Có chụp ảnh không, gửi cho ai, có đăng lên trang của nhóm không | "Ảnh chỉ gửi riêng cho ba mẹ; đăng lên trang của nhóm chỉ khi ba mẹ đồng ý bằng chữ" |
| Các khoản thu | Khoản nào, thu ngày nào, hoàn khi nào | "Thu trước ngày 5 hằng tháng; quy định hoàn khi nghỉ dài ghi ở mục riêng" |
| Dừng gửi | Báo trước bao lâu, khi nào nhóm có quyền dừng nhận trẻ | "Mỗi bên báo trước hai tuần; nhóm dừng nhận khi phụ huynh nhiều lần vi phạm giờ đón hoặc an toàn" |
Các ví dụ là giả định. Điều cần giữ là nguyên tắc: mỗi câu đều trả lời được câu hỏi "nếu chuyện này xảy ra thì ai làm gì".
Mục người được đón: chặt nhất trong cả bản
Nếu chỉ được viết thật kỹ một mục, hãy viết mục người được đón. Đây là mục liên quan trực tiếp đến an toàn của trẻ, và cũng là chỗ dễ xảy ra chuyện ở nhóm nhỏ, nơi cô quen mặt ba mẹ nên dễ dãi khi người lạ đến đón "thay mẹ bé".
Danh sách nên có họ tên, quan hệ với trẻ, ảnh chân dung và số giấy tờ của từng người được đón. Nếu ba mẹ đang ly thân, ly hôn hoặc có tranh chấp về quyền nuôi con, bạn nên đề nghị họ nói rõ và cung cấp giấy tờ liên quan nếu có, vì cô trông không có quyền phán xử ai được đón; cô chỉ làm theo danh sách và giấy tờ hợp lệ. Gặp tình huống tranh cãi trước cửa, giữ trẻ ở trong, gọi người còn lại trong danh sách, và nếu căng thẳng thì báo công an xã, phường.
Người dưới tuổi trưởng thành, như anh chị lớn của trẻ, có được đón không? Đây là câu nên hỏi ba mẹ và ghi rõ. Nhiều nhóm chọn không giao trẻ cho người chưa thành niên vì không chắc họ chở trẻ an toàn; nếu ba mẹ muốn khác, hãy có chữ ký của ba mẹ cho điều đó.
Với trẻ được ông bà đón, hãy chụp ảnh và ghi tên cả ông lẫn bà, kể cả khi bạn đã quen mặt. Người già hay nhờ hàng xóm, người giúp việc đi đón hộ vào hôm mưa hay hôm ốm, và đó chính là lúc cô dễ mềm lòng nhất. Quy tắc phải giống nhau cho mọi trường hợp: không có tên trong danh sách và không có xác nhận của ba hoặc mẹ thì cô mời ngồi chờ, gọi điện, chưa giao trẻ. Người đến đón đúng là người tốt sẽ hiểu; nếu có ai bực bội vì phải chờ, đó là cái giá rất nhỏ so với rủi ro giao nhầm trẻ.
Cách đổi người đón trong ngày cũng phải ghi: tin nhắn từ số điện thoại đã đăng ký của ba hoặc mẹ, kèm tên người đến đón, và cô gọi lại xác nhận trước khi giao trẻ. Đừng chấp nhận "chị nhắn qua tài khoản mạng xã hội mới" mà không gọi lại.
Những câu khó nên chốt sẵn trong thoả thuận
Trẻ sốt nhẹ buổi sáng có được gửi không? Nên có ngưỡng rõ: trẻ đang sốt, nôn, tiêu chảy, có nốt phỏng nước ở tay chân miệng thì nhóm không nhận và đề nghị ba mẹ cho trẻ đi khám. Ngưỡng cụ thể theo hướng dẫn của y tế địa phương; viết sẵn để không phải tranh luận ngay cửa.
Ba mẹ đón muộn thường xuyên thì sao? Ghi một quy ước: muộn lần đầu nhắc nhẹ, muộn thường xuyên thì tính phụ trội theo cách hai bên đã thống nhất, quá một mốc giờ mà không liên lạc được thì nhóm gọi người liên hệ khẩn. Mục đích là để cô có giờ nghỉ, không phải phạt.
Trẻ cắn bạn, bị bạn cắn thì báo thế nào? Nhóm báo cho cả hai gia đình về sự việc, nhưng không tiết lộ tên trẻ kia nếu không cần; tập trung vào việc nhóm đã xử lý và sẽ làm gì để tránh lặp lại.
Ba mẹ gửi đồ ăn từ nhà được không? Ghi rõ có hay không, và nếu có thì loại nào. Nhóm có trẻ dị ứng thì cần quy định chặt hơn, ví dụ không mang đồ ăn có hạt, có trứng vào chung phòng.
Ba mẹ có được xem camera không? Nếu nhóm lắp camera, ghi rõ camera ở khu nào, ai được xem, xem trực tiếp hay chỉ trích đoạn khi có sự cố, lưu bao lâu. Hình ảnh camera có mặt trẻ khác, nên chia sẻ cũng phải tôn trọng quyền riêng tư của các gia đình khác.
Ký thoả thuận với một gia đình mới: trình tự gọn
Ký thoả thuận không cần trang trọng, nhưng nên có một buổi gặp riêng, không vội, trước ngày trẻ bắt đầu đến nhóm.
- Gửi trước bản thoả thuận cho ba mẹ đọc ở nhà ít nhất một hai ngày, kèm lời nhắn mời họ ghi câu hỏi.
- Hẹn gặp ở nhóm vào giờ trẻ khác đã về, cho ba mẹ xem khu chơi, khu ngủ, nhà vệ sinh, bếp; đi kèm giải thích các mục liên quan an toàn.
- Đọc lại cùng nhau những mục quan trọng nhất: người được đón, trẻ ốm, dị ứng, hình ảnh. Điền phần thông tin riêng của trẻ ngay tại chỗ.
- Nhận bản sao giấy khám sức khoẻ, sổ tiêm chủng hoặc bản ghi tiêm chủng điện tử của trẻ nếu nhóm yêu cầu; ghi ngày nhận vào hồ sơ.
- Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản; nhóm lưu bản của mình trong hồ sơ trẻ, để ở nơi có khoá, không treo lên tường hay để lẫn trên bàn.
- Mỗi đầu năm học hoặc khi thông tin thay đổi (đổi số điện thoại, thêm người đón, trẻ mới phát hiện dị ứng), cập nhật và hai bên ký lại phần thay đổi.
Thông tin trong thoả thuận là dữ liệu cá nhân của trẻ và gia đình. Theo tinh thần Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhóm chỉ thu những gì cần cho việc chăm trẻ, giữ kín, không đưa cho người ngoài, và huỷ đúng cách khi trẻ đã rời nhóm một thời gian theo thoả thuận.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận gửi trẻ có cần công chứng không?
Thường không cần. Văn bản có chữ ký hai bên, mỗi bên giữ một bản là đủ cho mục đích ghi nhận thoả thuận dân sự giữa nhóm và gia đình. Nếu có điều khoản đặc biệt về tài sản hoặc khoản tiền lớn, có thể hỏi thêm người làm nghề luật.
Dùng mẫu thoả thuận trên mạng có được không?
Có thể tham khảo, nhưng phải sửa cho đúng cách nhóm bạn vận hành. Mẫu chung hay có những câu nhóm nhỏ không làm được, như phòng y tế riêng; ký vào điều mình không làm được là tự đặt bẫy cho mình.
Ba mẹ không muốn ký, chỉ muốn thoả thuận miệng thì sao?
Giải thích rằng thoả thuận viết là cách nhóm đối xử công bằng với mọi gia đình và bảo vệ an toàn cho trẻ. Nếu gia đình vẫn từ chối ký mục người được đón và trẻ ốm, bạn nên cân nhắc kỹ trước khi nhận trẻ.
Có nên đưa nội quy nhóm vào thoả thuận không?
Nên đính kèm nội quy như một phụ lục và ghi trong thoả thuận rằng hai bên đã đọc. Khi nội quy thay đổi, gửi bản mới cho mọi gia đình và lưu tin nhắn xác nhận đã nhận.
Cô phụ của nhóm có cần biết nội dung thoả thuận không?
Cần biết những phần liên quan công việc: dị ứng, người được đón, thuốc, giới hạn hình ảnh. Không cần biết các phần như khoản thu của từng nhà. Chia thông tin theo đúng việc là cách giữ kín dữ liệu.
Thoả thuận có thay được giấy phép hoạt động không?
Không. Thoả thuận là chuyện giữa nhóm và gia đình; việc nhóm trẻ có đủ điều kiện hoạt động theo quy định của Bộ GD&ĐT là chuyện giữa nhóm và cơ quan quản lý. Hỏi phòng chuyên môn về giáo dục ở UBND xã, phường để biết nhóm mình cần những gì.