Nhận một trẻ mới vào nhóm đang chạy giữa năm nên đi theo bốn bước: tính lại sĩ số và số người trông xem còn nhận được không; gặp gia đình để nghe về bé và thống nhất thoả thuận, hồ sơ; cho bé làm quen tăng dần trong khoảng một đến hai tuần, từ vài giờ có ba mẹ ở cùng lên cả ngày; và giữ nếp cho các bé cũ để cả nhóm không bị xáo trộn. Bé mới chỉ thật sự “vào nhóm” khi người trông đã biết cách bé ăn, ngủ, được dỗ, và bé đã biết người trông là ai.
Đầu năm học, nhiều trẻ cùng vào một lúc nên ai cũng chuẩn bị kỹ. Giữa năm thì khác: nhóm đã có nếp, các bé cũ đã quen nhau, người trông đã có nhịp, và một bé mới đến có thể làm lệch cả ngày nếu nhận vội. Bài này viết cho chủ nhóm trẻ và cô nuôi về phần tổ chức. Cách dỗ bé khóc đòi mẹ trong nửa giờ đầu đã có bài riêng ở mục ứng xử với hành vi của trẻ; ở đây nói về quy trình trước, trong và sau tuần đầu.
Trước khi gật đầu: tính lại sĩ số, tuổi và sức của người trông
Câu hỏi đầu tiên khi có gia đình hỏi gửi con giữa năm không phải là “còn chỗ không” mà là “nhận thêm bé này thì nhóm còn an toàn không”. Một nhóm có năm bé hai, ba tuổi với một người trông có thể đang ổn, nhưng thêm một bé tám tháng thì cả ngày đổi khác: bé cần bế, cần ngủ riêng, cần cho ăn từng thìa, trong lúc các bé lớn vẫn cần được trông.
Quy định về số trẻ tối đa trong mỗi nhóm, lớp và số người trông theo độ tuổi ở nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập do Bộ GD&ĐT ban hành và có thể thay đổi theo thời gian. Chủ nhóm nên đọc văn bản hiện hành và hỏi phòng GD&ĐT hoặc UBND xã, phường nơi nhóm hoạt động để biết con số áp dụng cho mình, thay vì nghe truyền miệng. Ngoài con số trên giấy, hãy tự tính theo sức thật: trong giờ cao điểm như giờ ăn trưa hay giờ đi vệ sinh trước ngủ, một người có thực sự để mắt được đến từng bé không.
Tuổi của bé mới cũng quan trọng không kém số lượng. Nhận thêm một bé cùng lứa với cả nhóm thường dễ, vì nhịp ăn ngủ gần giống nhau. Nhận một bé lệch hẳn (rất nhỏ hoặc lớn hơn nhiều) thì cần nghĩ trước: bé ngủ ở đâu, ăn gì, chơi gì trong lúc các bạn làm việc khác. Nếu chưa trả lời được, có thể hẹn gia đình một thời điểm muộn hơn, khi nhóm có thêm người phụ hoặc khi có bé khác chuyển đi.
Từ chối hoặc hẹn lại không có gì đáng ngại. Nói thẳng lý do: nhóm đang đủ bé ở lứa tuổi này, nhận thêm thì không trông được kỹ. Ba mẹ thường tôn trọng một nơi biết nói “chưa nhận được” hơn một nơi gật đầu với tất cả.
Buổi gặp gia đình: nghe về bé, nói về nhóm
Buổi gặp nên hẹn vào lúc nhóm đang hoạt động bình thường nhưng không phải giờ cao điểm, chẳng hạn giữa buổi sáng khi các bé đang chơi. Ba mẹ nhìn thấy cách nhóm thật sự vận hành, còn chủ nhóm có cơ hội quan sát bé mới phản ứng với không gian và các bạn. Nếu có người phụ, một người tiếp gia đình, một người trông nhóm, để không bỏ lửng các bé cũ.
Phần nghe là phần quan trọng nhất. Hỏi về nhịp một ngày của bé ở nhà (thức dậy, ăn, ngủ trưa mấy giờ), bé đang ăn gì và ăn bằng cách nào, có dị ứng hay bệnh cần lưu ý, có đang uống thuốc theo đơn không, bé được dỗ bằng gì khi buồn, có từ hay cử chỉ riêng nào cần biết (gọi đi vệ sinh, đòi nước), bé đã từng đi nhóm, đi lớp nào chưa và vì sao chuyển. Câu cuối cần hỏi khéo, nhưng giúp biết trước những điều bé từng gặp.
Phần nói là giới thiệu nhóm một cách thật: giờ đón trả, nội quy, cách nhóm xử lý khi trẻ ốm, cách liên lạc hằng ngày, những việc nhóm làm được và không làm được. Đưa ba mẹ xem chỗ ngủ, chỗ ăn, nhà vệ sinh, cho họ hỏi thoải mái. Một nhóm trẻ nhỏ không cần quảng bá; điều khiến ba mẹ yên tâm là sự rõ ràng.
Cuối buổi gặp, đưa bản thoả thuận và danh sách giấy tờ cần nộp để ba mẹ mang về đọc, không ký vội ngay tại chỗ. Thống nhất ngày bắt đầu làm quen và lịch tuần đầu. Ghi lại những gì đã nghe vào phiếu thông tin của bé ngay sau buổi gặp, khi còn nhớ rõ.
Hồ sơ cần có trước ngày đầu tiên
Không nhận bé vào ở cả ngày khi hồ sơ còn thiếu những mục ảnh hưởng đến an toàn. Danh sách dưới đây là mức tối thiểu nhiều nhóm áp dụng; chi tiết cách lưu giữ và bảo mật có ở bài hồ sơ trẻ trong cùng mục.
- Phiếu thông tin trẻ: họ tên, ngày sinh, tên ba mẹ hoặc người giám hộ, cách liên lạc chính và dự phòng.
- Thông tin sức khoẻ: dị ứng, bệnh mạn tính, thuốc đang dùng theo đơn, tên nơi khám bé thường đến; bản chụp sổ tiêm chủng hoặc giấy khám nếu nhóm yêu cầu.
- Danh sách người được đón kèm cách nhận diện (ảnh, giấy tờ tuỳ thân) do ba mẹ ký.
- Bản thoả thuận gửi trẻ đã đọc và ký: giờ, ngày nghỉ, khoản thu và hoàn, trẻ ốm, hình ảnh.
- Giấy đồng ý về việc chụp ảnh, quay phim trẻ và phạm vi chia sẻ (chỉ trong nhóm kín, không đăng công khai…).
- Những lời dặn riêng: cách dỗ ngủ, đồ vật quen, từ ngữ riêng của bé, thức ăn kiêng.
Đồ dùng cá nhân cũng nên chuẩn bị đủ trước ngày đầu: quần áo dự phòng, tã nếu bé còn dùng, bình sữa, ca nước, khăn, nệm ngủ hoặc chăn gối nếu nhóm yêu cầu mang từ nhà. Tất cả ghi tên bé. Chủ nhóm chuẩn bị sẵn móc treo, ngăn tủ, nệm có tên bé, để ngày đầu bé thấy có một chỗ của mình.
Lịch làm quen tăng dần trong một đến hai tuần
Bé mới cần thời gian để tin người trông. Lịch dưới đây là ví dụ thường dùng, mỗi bé có thể nhanh hay chậm hơn; người trông và ba mẹ cùng xem phản ứng của bé mỗi ngày rồi điều chỉnh.
| Giai đoạn | Thời gian ở nhóm (ví dụ) | Ba mẹ | Việc của người trông |
|---|---|---|---|
| Một đến hai ngày đầu | Khoảng một đến hai giờ buổi sáng | Ở cùng trong phòng, ngồi một góc | Chơi gần bé, để bé tự tiến lại, quan sát cách ba mẹ dỗ, cho ăn |
| Hai đến ba ngày tiếp | Đến hết bữa trưa | Ở lại một lúc rồi chào ra về, quay lại đón đúng hẹn | Cho bé ăn trưa cùng nhóm, ghi lại bé ăn được bao nhiêu, dỗ thế nào |
| Cuối tuần đầu | Qua giấc ngủ trưa | Chào ngắn gọn, đi luôn | Đặt bé ngủ theo cách ba mẹ dặn, ghi giờ ngủ, nhắn tin báo khi bé đã ngủ |
| Tuần thứ hai | Cả ngày như các bạn | Đón trả bình thường | Theo dõi kỹ ăn, ngủ, đi vệ sinh, nói chuyện cuối ngày với ba mẹ |
Điều quan trọng là ba mẹ luôn chào bé trước khi đi, nói rõ khi nào quay lại, và quay lại đúng hẹn. Lén đi khi bé đang mải chơi có thể giúp tránh tiếng khóc lúc đó, nhưng làm bé mất lòng tin và bám ba mẹ nhiều hơn những ngày sau. Người trông nên nói trước với ba mẹ điều này ngay từ buổi gặp.
Với ba mẹ phải đi làm, không thể ở lại nhiều ngày, lịch có thể rút ngắn, nhưng nên có ít nhất một buổi ba mẹ ở cùng bé tại nhóm. Nếu sau hai tuần bé vẫn khóc kéo dài cả ngày, bỏ ăn, không ngủ, người trông ngồi lại với ba mẹ để xem có cần thay đổi gì, thay vì tiếp tục gồng.
Giữ nếp cho các bé cũ khi có bạn mới
Bé mới đến thường kéo hết sự chú ý của người trông, và các bé cũ cảm nhận được điều đó. Có bé bỗng nhiên bám cô hơn, có bé quay lại khóc lúc đón dù đã quen từ lâu, có bé tỏ ra khó chịu với bạn mới. Đây là phản ứng bình thường, không phải bé hư.
Cách giữ nếp đơn giản nhất là giữ nguyên khung ngày: giờ ăn, giờ ngủ, giờ chơi ngoài trời, bài hát quen trước bữa trưa. Bé mới thích nghi với nhịp của nhóm, không phải nhóm đổi nhịp cho bé mới. Nếu bé mới cần được bế nhiều, người trông vẫn cố dành vài phút riêng cho từng bé cũ trong ngày: cùng đọc một trang sách, cùng xếp hình, gọi tên bé khi khen.
Người trông nên báo trước với các bé lớn rằng sắp có bạn mới, bạn còn nhỏ, chưa quen, có thể sẽ khóc. Giao cho bé lớn một việc nhỏ và an toàn như đưa cho bạn mới một món đồ chơi, chỉ chỗ treo khăn. Trẻ được giao vai thường dễ đón bạn hơn trẻ bị bảo “nhường em”. Không bắt bé cũ nhường đồ chơi quen, nệm quen cho bạn mới.
Ba mẹ của các bé cũ cũng nên được báo một câu ngắn trong kênh liên lạc chung rằng nhóm có thêm một bạn, kèm lời nhắn nếu con về kể khác thường thì cứ trao đổi với cô. Không chia sẻ thông tin riêng của bé mới hay gia đình bé trong nhóm chung.
Sau tuần đầu: nhìn lại cùng ba mẹ
Cuối tuần thứ hai, hẹn ba mẹ bé mới một buổi nói chuyện ngắn, có thể ngay lúc đón chiều. Người trông kể lại bé đã ăn ngủ thế nào, chơi với ai, thích gì, có điều gì lo lắng, đã thử những cách dỗ nào. Ba mẹ kể ở nhà bé có thay đổi gì không, ví dụ ngủ đêm hay thức giấc, ăn kém hơn hay đòi bế nhiều hơn. Hai bên thống nhất những điều cần làm tiếp.
Đây cũng là lúc điều chỉnh hồ sơ: thêm những điều mới biết về bé, sửa lời dặn đã không còn phù hợp, bổ sung người được đón nếu gia đình có thay đổi. Phiếu thông tin cập nhật ghi ngày sửa và để ba mẹ xem lại.
Có những trường hợp sau vài tuần, hai bên nhận ra nhóm không hợp với bé: bé cần chăm sóc đặc biệt mà nhóm không đủ người, giờ giấc gia đình không khớp với nhóm, hoặc bé quá khó thích nghi với nhóm đông. Nói chuyện thẳng, sớm và tôn trọng sẽ tốt cho bé hơn là kéo dài. Các khoản đã thu được hoàn theo đúng điều đã ghi trong thoả thuận.
Một nhóm trẻ nhận bé mới giữa năm êm thấm không phải vì không có bé nào khóc, mà vì mọi người biết trước sẽ có những ngày khó, đã chuẩn bị cho chúng, và nói với nhau đều đặn trong suốt quá trình.
Câu hỏi thường gặp
Bé mới vào giữa năm thì bao lâu mới quen nhóm?
Mỗi bé một khác. Nhiều bé quen sau một đến hai tuần làm quen tăng dần, có bé lâu hơn. Dấu hiệu bé đã quen là ăn, ngủ ở nhóm gần như ở nhà, chào ba mẹ không khóc kéo dài và tìm đến người trông khi cần. Nếu sau hai tuần bé vẫn khóc cả ngày, cần ngồi lại với ba mẹ.
Có nên cho ba mẹ ở lại nhóm trong những ngày đầu không?
Có, ít nhất một vài buổi. Ba mẹ ngồi một góc giúp bé có chỗ dựa khi khám phá nơi mới, và người trông học được cách ba mẹ dỗ, cho ăn. Ba mẹ nên ngồi yên, để người trông là người chơi và chăm bé, rồi rút dần thời gian ở lại theo lịch.
Nhóm đang đủ sĩ số mà có gia đình xin gửi gấp thì sao?
Không nhận vượt quá số trẻ mà quy định và sức người trông cho phép, kể cả khi gia đình rất cần. Có thể hẹn khi có chỗ, hoặc gợi ý gia đình hỏi thêm các nơi khác. Nhận quá sức là đặt tất cả các bé, kể cả bé mới, vào tình trạng thiếu an toàn.
Có cần giấy khám sức khoẻ khi nhận trẻ mới không?
Nhiều nhóm yêu cầu bản chụp sổ tiêm chủng hoặc giấy khám để biết tình trạng sức khoẻ và dị ứng của bé. Quy định cụ thể với nhóm trẻ độc lập nên hỏi phòng GD&ĐT hoặc UBND xã, phường. Dù có yêu cầu giấy hay không, thông tin dị ứng và bệnh cần lưu ý luôn phải có trước ngày đầu.
Bé cũ khó chịu, đánh bạn mới thì xử lý thế nào?
Dừng tay bé ngay một cách bình tĩnh, giữ an toàn cho bé mới, rồi nói ngắn với bé cũ về cảm xúc của bé và việc không được làm đau bạn. Dành thêm thời gian riêng cho bé cũ trong những ngày này, giao cho bé việc nhỏ giúp bạn mới, không trách mắng hay so sánh.
Có được thu tiền giữ chỗ khi gia đình hẹn gửi con sau vài tuần không?
Đó là chuyện hai bên tự thoả thuận. Nếu có thu, ghi rõ trong văn bản: khoản này bao nhiêu, có được trừ vào phí tháng đầu không, hoàn trong trường hợp nào. Không nêu rõ từ đầu thì dễ thành tranh cãi khi gia đình đổi ý.